Wie KoRo seinen Projektmanagement-Workflow optimiert hat
KoRo möchte hochwertige Lebensmittel, die „besser für dich“ sind, für alle zugänglich machen. Das 2014 gegründete Unternehmen mit Sitz in Berlin bietet bereits Hunderte von Produkten in ganz Europa an und wurde kürzlich von der Financial Times als eines der am schnellsten wachsenden E-Commerce-Unternehmen in Europa gelistet.
Was ist ihre Geheimwaffe? Laut Debora Donadello, Leiterin Technische Geschäftsentwicklung, zeichnet sich das Unternehmen durch sein „wirklich gutes Produktmanagement-Team“ aus. Sie arbeiten in einem extrem schnellen Tempo und bringen im Durchschnitt zwei neue Produkte pro Woche auf den Markt.
Aber diese Schnelligkeit wurde jedoch erst nach Jahren der Wiederholung und Verbesserung erreicht. Debora gab kürzlich bei einer Café Notion-Veranstaltung in Berlin einen Einblick in den Produktmanagement-Workflow von KoRo. Dabei kamen lokale Kund/-innen für einen Tag zusammen, um zu lernen und Ideen darüber auszutauschen, wie sie ihre Nutzung von Notion auf die nächste Stufe bringen können.
Von Tool-Fragmentierung und Wissens-Silos
Zwei neue Produkte pro Woche auf den Markt zu bringen, ist ein komplexer Prozess.
„Wir arbeiten mit einem breiten Netzwerk von Hunderten von Lieferanten auf der ganzen Welt zusammen“, beschreibt Debora. „Qualitätsmanagement und Lebensmittelsicherheitszulassungen erfordern umfangreiche und sorgfältige Dokumentation.“
Darüber hinaus arbeiten sie mit bis zu zehn internen Teams pro Launch zusammen, was zusätzliche Ebenen des Projektmanagements, der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit und der Notwendigkeit optimierter Workflows mit sich bringt.
Als Debora ihre Funktion in der technischen Geschäftsentwicklung bei KoRo antrat, wurde ihr bewusst, wie unzusammenhängend das Unternehmen war. Das lag vor allem daran, dass sie schlicht zu viele Tools verwendeten. Jede Abteilung hatte ihr eigenes Projektmanagementsystem, das von der KoRo Wissensdatenbank in Notion getrennt war. Dies führte zu mangelndem Zusammenhalt zwischen den Teams und sorgte für Verwirrung — und letzten Endes hatte das zur Folge, dass das Unternehmen langsamer vorankam als es sollte.
“Vor Norion hatten wir mit einer starken Fragmentierung der Tools zu kämpfen. Jetzt haben wir ein abteilungsübergreifendes Projektmanagement-Tool, das unser Unternehmenswissen vereint.”
Debora Donadello
Leiterin Technische Geschäftsentwicklung, KoRo
Debora wollte diese fragmentierten Arbeits-Silos aufbrechen. Sie sah auch eine Möglichkeit, die Lücke zwischen Projektmanagement und Wissen zu schließen. „Früher hatte wir Notion nur als Wissensdatenbank, aber wir wollten das volle Potenzial auch als Projektmanagement-Tool nutzen“, erklärt sie.
Vereinfachte Workflows mit Vorlagen und Buttons
Debora begann mit der Vertiefung der Informationen, die über verschiedene Projektmanagement-Tools (wie Asana und Trello) verstreut waren, und verlagerte den Produktmanagement-Workflow von KoRo zu Notion. Sie schuf zwei wichtige Datenbanken, in die alle Abteilungen einfließen sollten:
Projekte: Eine zentrale Anlaufstelle für alle Projekte, die einen umfassenden Überblick über Produkt-Launches und Initiativen bietet
Aufgaben: Einzelne Aufgaben, die mit jedem Projekt verbunden sind, um eine klare Verantwortlichkeit und einen klaren Status zu gewährleisten
Die wahre Stärke des Produktmanagement-Workflows von KoRo liegt jedoch in den Vorlagen und Buttons, die Debora zur Beschleunigung sich wiederholender Aufgaben entwickelt hat. Mit nur einem Klick kann jede/r ein neues Projekt erstellen, das automatisch mit allen erforderlichen Aufgaben wie Genehmigungen, Qualitätsmanagementvorschriften und Marketingmaterialien gefüllt wird. Dadurch entfällt die manuelle Einrichtung und es wird ein einheitlicher Prozess von Anfang bis Ende gewährleistet.
Besonders nützlich fand Debora, dass jede Aufgabe eine eigene Seite hat, auf der sie relevante Inhalte und Kenntnisse strukturiert und interaktiv hinzufügen können. „Das ist etwas, was wir in Asana nicht finden konnten“, gibt sie zu.
Mit abteilungsspezifischen Boards auf vielfältige Bedürfnisse eingehen
KoRo hat erkannt, dass jedes Team seine eigenen Vorlieben hat, was die Arbeitsweise betrifft. Von Marketing über Design bis hin zum Produkt – jedes Team möchte Projekte anders visualisieren und Aufgaben anders verfolgen.
Um diesen besonderen Anforderungen gerecht zu werden, hat Debora für jede Abteilung ein eigenes Board mit einer benutzerdefinierten Ansicht ihrer Projektmanagement-Workflows erstellt. Und alles hängt auch miteinander zusammen. Die von Debora erstellten Buttons wurden zu mehreren Seiten hinzugefügt, sodass das Team neue Projekte leicht in Angriff nehmen kann. „Bei KoRo können alle von jedem beliebigen Ort aus ein Projekt starten“, sagt Debora.
Ein zentraler Ort für Projekte und Wissen
Mit Notion hat KoRo seinen Produktmanagement-Workflow transformiert und die über mehrere Systeme verstreuten Projekte in einem einzigen, abteilungsübergreifenden Projektmanagement-Tool zusammengelegt. Alle, von der Geschäftsführung bis zu den ICs, können die Projekt- und Aufgabendatenbanken durchsuchen, um zu sehen, woran gearbeitet wird und wie es voran geht. Und da die Wikis vollständig mit den Workflows verbunden sind, können die KoRo-Teams effektiver als je zuvor zusammenarbeiten.
